Administratieve procedures voor doctorandi

Toelating tot het doctoraat

Om een aanvraag tot doctoreren te kunnen indienen moet een student in het bezit zijn van een diploma van Master of Philosophy (MPhil) behaald aan de KU Leuven en zich onderscheiden hebben tijdens zijn/haar studies. Deze eenjarige onderzoeksmaster biedt een uitstekende  gelegenheid om de bekwaamheid tot zelfstandig onderzoek in de filosofie te ontwikkelen en geldt als predoctorale proef. Onder bepaalde voorwaarden is deze MPhil niet verplicht om toegelaten te worden (cf. reglement, toelatingsvoorwaarden), maar hij wordt in ieder geval aangeraden.

De eigenlijke aanvraag tot toelating gebeurt op basis van een formulier (Word, 117 Kb) waarin het onderzoeksproject wordt voorgesteld dat men van plan is aan te vatten. De voorbereiding van dit project gebeurt onder begeleiding van een lid van het ZAP dat bereid is om op te treden als promotor. Deze kandidaat-promotor evalueert dit project door middel van dit formulier (Word, 39 Kb) en bezorgt deze evaluatie rechtstreeks aan de commissie.

De Doctoraatscommissie kan de aanvraag goedkeuren of afkeuren. Ze kan ook de beslissing uitstellen. De kandidaat krijgt dan gelegenheid het voorstel bij te werken op basis van het advies uitgebracht door de commissie en het opnieuw in te dienen. Bij deze tweede behandeling is het oordeel van de commissie definitief.

Deze procedure is ook verplicht voor de doctorandi van wie het onderzoeksproject financieel wordt ondersteund (bv. door FWO). Bij het indienen van een aanvraag dient men rekening te houden met de vergaderdata van de Doctoraatscommissie, waarin zij de toelatingsdossiers behandelt. Alle aanvragen moeten ten minste één week voor de vergadering worden ingediend bij de voorzitter van de Doctoraatscommissie (één exemplaar per post en één exemplaar per e-mail naar doctcom@hiw.kuleuven.be).

De toelating tot het doctoraat is geldig voor vier jaar. Dit wil zeggen dat de Doctoraatscommissie ervan uitgaat dat de doctorandus/a in die tijd zijn/haar doctoraat heeft behaald. Is dat niet het geval, dan evalueert de Commissie de toestand en wordt naar een bevredigende oplossing gezocht, zowel voor de doctorandus/a als voor de promotor.

Registratie als doctoraatsstudent

Eenmaal het onderzoeksproject is goedgekeurd door de Doctoraatscommissie kan je je inschrijven voor de doctoraatsopleiding. Deze inschrijving wordt elk jaar hernieuwd. De inschrijving is enkel het eerste jaar betalend, de daaropvolgende jaren is ze gratis.
De inschrijving gebeurt telkens bij de Studentenadministratie en verloopt grotendeels via KU Loket. 

Doctoraatsopleiding

Voor alle studenten die tot de doctoraatsopleiding werden toegelaten na 1 oktober 2001 bestaat de doctoraatsopleiding uit een verplicht en een facultatief aanvullend gedeelte.¹

De vier verplichte onderdelen zijn:

1. een wetenschappelijke publicatie: een boek, een bijdrage in een boek of een tijdschriftartikel dat reeds gepubliceerd is of voor publicatie aanvaard
2. het actief participeren (inclusief examen of paper) aan ten minste één majorseminarie uit het programma van het MPhil. (Studenten met een MPhil diploma zijn hiervan vrijgesteld.)
3. ten minste eenmaal een lezing of een mondelinge presentatie geven op een internationaal congres.
4. de voortgangsrapportering. De doctorandus/a moet elk jaar een formulier indienen i.v.m. deze voortgangsrapportering.

Het aanvullend gedeelte bestaat uit bijkomende activiteiten in functie van het doctoraatsonderzoek en/of als voorbereiding op het professioneel functioneren binnen of buiten de universiteit. Alhoewel deze aanvullende activiteiten niet verplicht zijn, kan je ze op je c.v. vermelden en worden ze opgenomen op het overzicht van je activiteiten ('transcript') dat je kan opvragen na het beëindigen van je doctoraatsprogramma. De aanvullende activiteiten worden onderverdeeld in vier domeinen:

1. Het volgen van doctoraatsseminaries aan het HIW of een andere faculteit van de KU Leuven of aan een andere universiteit.
2. bijkomende vorming, zoals taalcursussen, cursus ‘academic writing’.
3. onderzoeksactiviteiten, zoals deelnemen aan studiedagen en conferenties.
4. verwerven van onderwijservaring, zoals een training in onderwijsdidactiek, het organiseren van een ‘undergraduate seminar’ of een onderdeel van een college.

Voortgangsrapportering

De doctorandus/a moet elk jaar een formulier indienen i.v.m. deze voortgangsrapportering.

De doctorandus/a registreert daarnaast zijn/haar activiteiten op een registratieformulier, dat hij/zij twee maal moet indienen: een eerste keer na het tweede jaar, een tweede keer een maand voor het indienen van het proefschrift.

• na het eerste jaar doctoraatsonderzoek:
  een jaar na de aanvaarding van het doctoraatsproject wordt een korte schriftelijke rapportering van de doctorandus verwacht, te beoordelen door de promotor en de voorzitter van de Doctoraatscommissie.
  • formulier voortgangsrapportering doctoraatsonderzoek na het eerste jaar (Word, 37 Kb)
     
• na het tweede jaar doctoraatsonderzoek:
  Binnen de twee jaar na de start van het doctoraatsonderzoek, moet de doctorandus/a één seminarie geven over het eigen (verrichte en geplande) doctoraatsonderzoek, dat georganiseerd wordt door de evaluatiecommissie binnen het onderzoekscentrum waartoe hij/zij behoort. Bij dit evaluatiemoment moeten zoveel mogelijk leden van het betreffende onderzoekscentrum en eventueel andere onderzoekscentra van het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte betrokken worden.
  Na het seminarie en het voortgangsgesprek (zie hieronder), wordt de tweede schriftelijke rapportering (een verslag van het verrichte werk, eventueel een eerste hoofdstuk, en een plan van het nog uit te voeren onderzoek) verwacht, opnieuw te beoordelen door de promotor en de voorzitter van de Doctoraatscommissie.
  Wanneer de evaluatiecommissie vaststelt dat er ernstige tekortkomingen zijn in het onderzoek binnen deze twee eerste jaren en zij twijfels heeft over de bekwaamheid van de kandidaat om het onderzoek uit te voeren, kan zij in een gemotiveerd advies aan de Doctoraatscommissie voorstellen het doctoraatsonderzoek niet verder te zetten. De promotor kan te allen tijde voorstellen om de evaluatiecommissie, aangevuld met ten minste één lid van het voltijdse of deeltijdse ZAP van het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte, te laten oordelen over de kwaliteit van het uitgevoerde onderzoek en eventueel een advies tot stopzetting te laten indienen. De doctorandus/a kan tegen de beslissing van stopzetting in beroep gaan bij het Faculteitsbestuur.
  • formulier mondelinge voorstelling van het doctoraatsonderzoek na het tweede jaar (Word, 32 Kb)
  • registratieformulier activiteiten doctoraatsopleiding (Word, 77 Kb)
     
• na derde, vierde en latere jaren:
  De daarop volgende jaren geldt dezelfde procedure als voor het eerste jaar. Indien de doctorandus/a al vier voortgangsrapporten heeft ingediend, moet hij/zij vanaf zes maanden voor het indienen van zijn/haar proefschrift geen voortgangsrapport meer opstellen.
  • formulier voortgangsrapportering doctoraatsonderzoek na derde, vierde en latere jaren (Word, 38 Kb)
     
• ten laatste één maand voor het indienen van het proefschrift:
  

  Ten laatste een half jaar voor het indienen van het proefschrift moet een tweede verplichte seminarie over het eigen doctoraatsonderzoek gegeven worden. De organisatie ervan en rapportering erover gebeuren eveneens zoals na het tweede jaar.

  • registratieformulier activiteiten doctoraatsopleiding (Word, 77 Kb)

Voorafgaand aan het indienen van het tweede voortgangsrapport moeten de doctorandus/a en zijn/haar promotor een voortgangsgesprek voeren. De datum en de plaats van dit gesprek worden meegedeeld in het rapport. Bij het gesprek komen volgende punten aan bod:

• De doctorandus/a geeft mondelinge toelichting bij voortgangsrapportering.
• De promotor geeft feedback op basis van het voortgangsrapport.

Naast deze feedback kunnen ook andere punten besproken worden zoals de werkplanning, de takenlast, de begeleiding door de (co-) promotor, de werkomgeving, toekomstperspectieven,…     

Financiële ondersteuning

De faculteit vergoedt de doctorandus/a voor de kosten die hij/zij in het kader van zijn/haar onderzoek maakt, tot maximum 750 euro. Voorbeelden van kosten die in aanmerking komen: inschrijvingsgeld voor de doctoraatsopleiding en -verdediging, verplaatsings- en inschrijvingskosten voor wetenschappelijke evenementen, aankoop van boeken, drukken van het proefschrift, enz.
Voor deelname aan wetenschappelijke evenementen voor zover ze niet gedekt kunnen worden door de voorziene vergoeding is een voorafgaandelijke aanvraag vereist bij de voorzitter van de Doctoraatscommissie, prof. S. Cuypers. Een advies van de promotor wordt bij de aanvraag gevoegd. Dergelijke aanvragen worden alleen in overweging genomen indien de doctorandus/a op een of andere manier actief aan het programma participeert.

Werkwijze voor het terugvorderen van kosten:

1. Alle doctoraatsstudenten moeten dit formulier invullen. (Wie problemen heeft met het invullen van het formulier kan Stein De Cuyper om hulp vragen.)
   Personeelsleden moeten bovendien een formulier 'beroepskosten' in K.U.Loket aanmaken en daarbij als kredietbeheerder Stein De Cuyper kiezen.
2. Breng de originele bewijsstukken naar Stein De Cuyper (presidentshuis, kantoor 01.05). Hij gaat na of de bewijsstukken volledig zijn en of er nog geld beschikbaar is van het doctorandusbudget. Hij vervolledigt het formulier 'beroepskosten' en bezorgt de bewijsstukken aan de Financiële Dienst.

Aandachtspunten:

• Om vliegtuigtickets te kopen moet je gebruik maken van de bestaande raamcontracten. Hierop zijn geen uitzonderingen mogelijk.
• Zorg zoveel mogelijk voor originele bewijsstukken.
• Alleen de studenten die de formulieren hebben ingediend die vereist zijn in een bepaald stadium van hun doctoraatsopleiding (cf. supra) kunnen terugbetaling van kosten aanvragen.
• De terugbetaling van kosten moet binnen de drie maanden na betaling (cf. datum op het bewijsstuk, zoals kasticket of treinticket) aangevraagd worden.
• Zorg ervoor dat de gegevens over je bankrekening bijgewerkt zijn in KU Loket. 

Doctoraatsverdediging

Om tot de verdediging te worden toegelaten moet de doctorandus/a de doctoraatsopleiding voltooid hebben.

Studenten die hun proefschrift bijna afgewerkt hebben, moeten ten laatste één maand voor het indienen van het proefschrift het registratieformulier activiteiten doctoraatsopleiding indienen zodat de voorzitter van de doctoraatscommissie over voldoende tijd beschikt om de activiteiten goed te keuren.

De verdediging bestaat uit een mondeling examen over het doctoraatsproefschrift en de voorlegging van drie bijgevoegde stellingen. Deze bijgevoegde stellingen zijn ook van belang. (Banale of tegenstrijdig geformuleerde stellingen maken geen goede indruk.)
Wanneer promotor oordeelt dat het doctoraatsonderzoek kan worden afgesloten en dat het proefschrift klaar is om verdedigd te worden, deelt hij dit mee aan de decaan en aan de administratief directeur en verzoekt hij het faculteitsbestuur van het HIW een jury voor het doctoraatsexamen voor te stellen. De promovendus levert bij Stein De Cuyper het proefschrift in zes exemplaren in, samen met de drie bijgevoegde stellingen. Zodra de samenstelling van de jury bekend is, legt de Stein De Cuyper in overleg met de betrokken juryleden het tijdstip van de verdediging vast. De promovendus werkt in de KU Loket-toepassing ‘Mijn doctoraat’ zijn record bij en bezorgt aan Stein De Cuyper een bondige samenvatting van zijn proefschrift (1 A4 pagina) en een foto. De promovendus is ook verplicht om zijn proefschrift elektronisch te archiveren (LibriDoc in ‘Mijn Doctoraat’). De promovendus staat in voor een eventuele receptie na de verdediging. Contactpersoon hiervoor is Stein De Cuyper.

¹De studenten die voor 1 oktober 2001 werden toegelaten, kunnen hun programma verder afwerken volgens de toen geldende regels.