Begeleiding van het doctoraatsonderzoek

Charter van de doctorandus/a en de promotor

Het belang van goede begeleiding voor het succesvolle verloop van het doctoraat kan nauwelijks overschat worden. Het charter van de doctorandus/a en de promotor biedt een beschrijving van de rol van (co)promotor enerzijds en van de doctorandus/a anderzijds in het doctoraatsproces. Het schept een beeld van de wederzijdse verwachtingen en verantwoordelijkheden van (co)promotoren en doctorandi/ae en dient als basis voor een degelijke begeleiding en een vruchtbare wetenschappelijke samenwerking. De promotor en doctorandus/a overlopen bij aanvang van hun samenwerking het charter van de doctorandus/a en de promotor en maken op basis hiervan de nodige afspraken m.b.t. de wetenschappelijke begeleiding.

Alle doctorandi/ae gestart na 14.12.2015 en hun promotoren zijn verplicht om dit charter binnen de drie maanden na aanvang van hun doctoraat te ondertekenen. Het wordt als een mijlpaal aangeduid in hun doctoraatsopvolging. Om deze mijlpaal te bereiken, ondertekenen doctorandi/ae het charter, laten ze het ondertekenen door hun promotor en laden het document op in de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’.

Druk het charter van de doctorandus/a en de promotor af.
Overloop het charter samen met je promotor.
Vermeld je naam en de datum op de laatste pagina en onderteken het document. Vraag je promotor hetzelfde te doen.
Scan het ondertekende document en bewaar het als PDF op je pc.
Ga naar de KU Loket toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ en vervolgens naar de mijlpaal ‘Charter van de doctorandus/a en de promotor’.
Selecteer de PDF en voeg het document toe.
Dien het document in door op de ‘Submit’-knop te klikken.
De indiendatum wordt nu automatisch ingevuld en je ontvangt een bevestigingsmail. De facultaire doctoraatsverantwoordelijke wordt op de hoogte gebracht van de indiening.

Begeleidingscommissie

In overeenstemming met het doctoraatsreglement stelt de doctoraatscommissie voor elke doctorandus/a een begeleidingscommissie aan. De begeleidingscommissie bestaat uit de promotor, de eventuele copromotor(en) en minstens twee andere leden. Het is de taak van de begeleidingscommissie de voortgang van het doctoraatsonderzoek op te volgen door middel van het evalueren van de jaarlijkse voortgangsrapportering. (Aan elk voortgangsrapport dat ingediend wordt moet een evaluatie en een handtekening van elk van de leden van de begeleidingscommissie toegevoegd zijn.) In het kader van deze voortgangsrapportering moet de doctorandus/a in het tweede en in het laatste jaar van de doctoraatsopleiding ook mondeling rapporteren over zijn/haar doctoraatsonderzoek aan de leden van de begeleidingscommissie. De doctorandus/a of de promotor kan daarnaast op de leden van de begeleidingscommissie een beroep doen voor bijkomende besprekingen. In KU Loket kunnen studenten de samenstelling van hun begeleidingscommissie terugvinden, ZAP-leden vinden er een overzicht van de begeleidingscommissies waar ze deel van uitmaken.

Jaarlijks functioneringsgesprek

Doctoraatstudenten moeten één keer per jaar met hun promotor een gesprek voeren over hun functioneren, mogelijke hindernissen voor het doctoraatsonderzoek en hun toekomstplannen. Dit gesprek is ook een gelegenheid om de verwachtingen die de promotor en de student van elkaar hebben te verduidelijken. Op dit formulier worden onderwerpen vermeld die best ter sprake worden gebracht tijdens het gesprek. Commentaren, opmerkingen of afspraken die het resultaat zijn van dit gesprek kunnen door de promotor of de student genoteerd worden op het formulier. Het document moet vervolgens ondertekend worden door zowel de promotor als de student en door de student geüpload in KU Loket (‘Doctoraatsopvolging’). De doctoraatscommissie zal controleren of een ondertekend document werd ingediend, zonder daarbij rekening te houden met de inhoud van het document. De jaarlijkse deadline voor het indienen van het document is 15 november.

Ombudspersoon

Indien er zich problemen in het doctoraatsproces voordoen of indien er ernstige geschillen ontstaan tussen promotor en doctoraatstudent(e), kunnen alle betrokkenen zich wenden tot de ombudspersoon. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt om problemen in het doctoraatsproces bespreekbaar te maken. De ombudspersoon zal tussen de betrokken partijen bemiddelen en samen met hen zoeken naar een oplossing die aanvaardbaar is voor alle betrokkenen. De ombudspersoon voor de doctoraatsopleiding van het HIW is prof. dr. Till Grohmann.