Doctoraatsverdediging

De organisatie van de doctoraatsverdediging verloopt als volgt:

1. Voor er aanvang kan worden gemaakt met de organisatie van de doctoraatsverdediging moet het laatste voortgangsrapport ingediend en goedgekeurd zijn. Aan dat voortgangsrapport is een vergadering met de begeleidingscommissie verbonden waarin die commissie controleert of het proefschrift binnen afzienbare tijd klaar kan zijn. Idealiter vindt deze vergadering plaats een zestal maanden voor het indienen van het proefschrift zodat er voldoende tijd overblijft om eventuele feedback van de commissie te verwerken.
    
2. Nadat het laatste voortgangsrapport werd ingediend en wanneer alle verplichte onderdelen van de doctoraatsopleiding volbracht zijn, dient de doctorandus/a het registratieformulier voor activiteiten in de doctoraatsopleiding in via KU Loket. Op basis van dit formulier wordt gecontroleerd of de doctorandus/a de doctoraatsopleiding voltooid heeft. Pas nadat de doctoraatscommissie vastgesteld heeft dat de doctoraatsopleiding voltooid is, kan er een examencommissie worden samengesteld.
    
3. Wanneer het laatste voortgangsrapport en het registratieformulier ingediend zijn en wanneer de promotor geoordeeld heeft dat het proefschrift klaar is om verdedigd te worden, deelt hij/zij dit mee aan de administratief directeur, verzoekt hij/zij het Faculteitsbestuur van het HIW een examencommissie voor het doctoraatsexamen samen te stellen en doet hij/zij een voorstel m.b.t. die samenstelling. De promotor wordt geacht de voorgestelde leden voor de examencommissie (zowel interne als externe leden) informeel te contacteren en na te gaan of ze bereid zijn in de examencommissie te zetelen voor hij/zij ze voordraagt. De promotor wordt ook geacht een reserve-extern lid voor te stellen aan het Faculteitsbestuur. Tot slot wordt de promotor gevraagd om rekening te houden met het feit dat het faculteitsbestuur ernaar streeft om examencommissies die enkel uit mannen of enkel uit vrouwen bestaan te vermijden. Het is aan de doctorandus/a niet toegestaan zelf voorstellen te doen of contacten te leggen voor de samenstelling van de examencommissie.
    
4. Zodra de samenstelling van de examencommissie bekend is, legt de secretaris van de doctoraatscommissie in overleg met de betrokken examencommissieleden het tijdstip van de openbare verdediging vast. Ten laatste 9 weken voor de datum van de openbare verdediging bezorgt de doctorandus/a aan de secretaris van de doctoraatscommissie een gedrukte en ingebonden versie van zijn/haar proefschrift in zes of zeven (aantal examencommissieleden plus één) exemplaren, samen met de drie bijgevoegde stellingen en een PDF van het proefschrift. Ten laatste 6 weken nadat de examencommissieleden het proefschrift ontvangen hebben, bezorgen ze aan de secretaris van de doctoraatscommissie een beknopt rapport waarin het proefschrift wordt beoordeeld. Elk rapport moet ofwel een positief ofwel een negatief advies bevatten m.b.t. het toelaten van de doctorandus/a tot de doctoraatsverdediging. Als alle adviezen positief zijn, dan wordt de doctorandus/a toegelaten tot publieke verdediging.
    
5. Nadat de doctorandus/a werd toegelaten tot de doctoraatsverdediging, voert hij/zij de nodige samenvattingen van de dissertatie in, en archiveert hij/zij een PDF van de dissertatie via de toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ in KU Loket. De doctorandus/a staat in voor een eventuele receptie na de verdediging. Contactpersoon hiervoor is Stein De Cuyper
    
6. De verdediging bestaat uit een mondeling examen over het proefschrift en de voorlegging van drie bijgevoegde stellingen.