Informatie voor selfsupporting doctoraatsonderzoekers

De gemeenschap van het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte omvat een belangrijk aantal selfsupporting doctoraatsonderzoekers. Aan de KU Leuven verwijst “selfsupporting” naar doctoraatsonderzoekers die aan hun doctoraatsproefschrift werken zonder een loon of beurs van de KU Leuven of het FWO te ontvangen. Ze worden daarom gerekend tot de studenten maar niet tot de personeelsleden van de KU Leuven. Sommige selfsupporting doctoraatsonderzoekers ontvangen in feite andere (buitenlandse) beurzen. De meesten van hen beschikken echter niet over dergelijke financiering en velen combineren hun doctoraatsonderzoek dan ook met een baan. Doctoreren als selfsupporting doctoraatsonderzoeker kan daarom best wel een uitdaging zijn. Bovendien kan het ontbreken van een personeelsstatuut het gevoel van erbij te horen verzwakken. Het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte is vastbesloten om ervoor te zorgen dat selfsupporting doctoraatsonderzoekers zich volwaardig lid van de gemeenschap voelen en heeft specifiek voor hen een aantal ondersteuningsmaatregelen ontwikkeld.

Hieronder vind je informatie die specifiek relevant is voor selfsupporting doctoraatsonderzoekers.

Minimale HR-registratie

Ondanks het feit dat selfsupporting doctoraatsonderzoekers niet als personeel van de KU Leuven worden beschouwd, krijgen ze een minimale HR-registratie op voorwaarde dat ze zijn ingeschreven voor de doctoraatsopleiding. Deze registratie blijft geldig zolang een doctoraatsonderzoeker is ingeschreven voor de doctoraatsopleiding en het proefschrift nog niet heeft verdedigd. De minimale registratie biedt selfsupporting doctoraatsonderzoekers bepaalde faciliteiten:

1. Ze verschijnen op de wie-is-wie pagina van de KU Leuven.
2. Ze krijgen een niet-studenten-e-mailadres van de KU Leuven (voornaam.achternaam@kuleuven.be).
3. Ze krijgen ook een u-nummer waarmee ze kunnen inloggen op het Lirias repository waar ze hun publicaties kunnen uploaden en zichtbaar kunnen maken op hun wie-is-wie pagina. Met het u-nummer kunnen ze zich ook inschrijven voor allerlei cursussen via KU Loket.
4. Tot slot kunnen ze met hun u-nummer bibliotheekboeken langer uitlenen dan studenten normaal gezien mogen.

De minimale registratie wordt automatisch ingesteld door de Doctoral School, ten laatste één maand nadat een doctoraatsonderzoeker zich heeft ingeschreven als student voor de doctoraatsopleiding en er een doctoraatsproject aan de inschrijving is gekoppeld. Vervolgens wordt er een activatiecode naar het studenten-e-mailadres (voornaam.achternaam@student.kuleuven.be) gestuurd. Met deze activatiecode kan het u-nummer worden geactiveerd. Voor meer informatie over de minimale HR-registratie, kan je terecht op de daarvoor bestemde webpagina.

Flexplekken voor selfsupporting doctoraatsonderzoekers

Het Instituut heeft een van haar kantoren in het PI-gebouw ter beschikking gesteld aan selfsupporting doctoraatsonderzoekers. Dit is de zogenaamde ‘flex desk room’. In dit lokaal (lokaal 00.20, gebouw 185-02) worden een aantal tafels ter beschikking gesteld aan selfsupporting doctoraatsonderzoekers van het Instituut die een plek nodig hebben specifiek om aan hun doctoraatsprojecten te werken. De tafels in deze ruimte zijn flexplekken, wat betekent dat ze niet aan één specifieke persoon zijn toegewezen. Onderzoekers die gebruikmaken van deze kantoorruimte, mogen daarom geen persoonlijke spullen op de tafels achterlaten. Er zijn echter wel enkele rekken in de kamer die gebruikt kunnen worden om bijvoorbeeld boeken of aantekeningen te bewaren. Voor meer informatie en voor sleutels om toegang te krijgen tot dit lokaal, kan je contact opnemen met  Ines Van Houtte.

Toegangsbadge

Selfsupporting doctoraatsonderzoekers krijgen geen personeelskaart, aangezien ze geen personeelsleden van de KU Leuven zijn. Maar als ze buiten de kantooruren toegang nodig hebben tot de gebouwen van het Instituut of toegang tot de keuken/postkamer van het HIW, dan kunnen ze een toegangsbadge aanvragen. Deze toegangsbadge stelt hen ook in staat om gratis documenten af te drukken op printers van de KU Leuven. Een toegangsbadge kan aangevraagd worden door een e-mail te sturen naar de administratie van de doctoraatsopleiding. Als bijlage moet aan die e-mail een pasfoto (JPEG) worden toegevoegd.

Financiering

De financieringsmogelijkheden zijn helaas beperkt in Vlaanderen en vaak zeer competitief, vooral als het gaat om doctoraatsbeurzen. Een overzicht is beschikbaar op deze webpagina. Om selfsupporting doctoraatsonderzoekers toch in staat te stellen aan een academisch congres of een workshop elders deel te nemen of een onderzoekverblijf te houden als onderdeel van hun doctoraatstraject, ondersteunt het Instituut hen financieel met een doctoraatstoelage van 1.500 euro en met de mogelijkheid om een ​​extra toelage voor de organisatie van een workshop of congres aan te vragen via de doctoraatsopleiding. Ze hebben ook de mogelijkheid om een congrestoelage  aan te vragen bij de Doctoral School of Humanities and Social Sciences.

Communicatie

Alle doctoraatsonderzoekers krijgen twee e-mailadressen van de KU Leuven: een studenten-e-mailadres (voornaam.achternaam@student.kuleuven.be) en een niet-studenten-e-mailadres (voornaam.achternaam@kuleuven.be). Het is cruciaal om beide adressen regelmatig te controleren, aangezien belangrijke officiële informatie naar een van beide adressen kan worden gestuurd. Zo wordt bijvoorbeeld elk jaar een herinnering om de studenteninschrijving te vernieuwen automatisch alleen naar het studenten-e-mailadres gestuurd, en dat geldt ook voor andere administratieve berichten. Aan de andere kant verloopt communicatie met je promotor, collega-doctoraatsonderzoekers of de onderzoekseenheid bijvoorbeeld eerder via het niet-studenten-e-mailadres.

Buitenlands studieverblijf registreren

Voordat selfsupporting doctoraatsonderzoekers in het kader van hun studie naar het buitenland reizen, moeten ze een ‘aanvraag voor een studieperiode in het buitenland’ indienen. Meer informatie hierover is te vinden op: Aanvraagprocedure voor studieperiode in het buitenland.

PhD and Postdoc Society

Alle doctoraatsonderzoekers van het Instituut, maar met name selfsupporting doctoraatsonderzoekers, worden aangeraden om lid te worden van de PhD and Postdoc Society (PPS) van het Instituut. Deelname aan activiteiten die de PPS organiseert, is een gemakkelijke manier voor doctoraatsonderzoekers om een ​​aantal van hun collega's te leren kennen. Bovendien worden via de PPS vertegenwoordigers voor de doctoraatscommissie gekozen, waarvan er ten minste één een selfsupporting doctoraatsonderzoeker moet zijn. Dit is een manier om een ​​formele stem te hebben in discussies over het beleid in en de organisatie van de doctoraatsopleiding van het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte, en om specifieke bekommernissen en perspectieven van selfsupporting doctoraatsonderzoekers te delen. Voor meer informatie over de PPS en haar activiteiten, neem contact op met de organisatoren van de PPS.