Financiële ondersteuning door de doctoraatsopleiding

Doctoraatstoelage

De faculteit vergoedt de doctorandi voor de kosten die ze in het kader van hun onderzoek maken tot maximum 1.500 euro. Voor bursalen op projecten geldt een maximum van 750 euro. FWO-aspiranten hebben hier geen recht op. Voorbeelden van kosten die in aanmerking komen: verplaatsings- , verblijfs- en inschrijvingskosten voor wetenschappelijke evenementen, aankoop van onderzoeksliteratuur, drukken van het proefschrift, inschrijvingsgeld voor de doctoraatsverdediging enz.

Toelage voor de organisatie van een workshop of congres

Doctorandi kunnen verder een beroep doen op de gelden van de doctoraatscommissie voor de organisatie van een conferentie/workshop/ masterclass in Leuven. Alleen indien minstens twee doctorandi van het HIW actief deelnemen aan het geplande congres/de geplande workshop/studiedag/masterclass (i.e. zelf een presentatie verzorgen) en indien de aanvraag een raming van inkomsten (i.e. andere financieringsbronnen) en uitgaven bevat zal de doctoraatscommissie de aanvraag in overweging nemen. Ook initiatieven die niet onder de omschrijving van een workshop, conferentie, studiedag of masterclass vallen maar die wel nuttig zijn voor het onderzoek van doctorandi van het HIW komen in aanmerking voor financiële ondersteuning. In dat geval gelden dezelfde voorwaarden maar moet de aanvrager bovendien uitleggen op welke manier de activiteit het doctoraatsonderzoek bevordert en moet hij of zij na afloop van de activiteit laten weten hoe de middelen precies gebruikt werden. De maximale subsidie bedraagt 500 euro per aanvraag.

Voor interdisciplinaire en/of interfacultaire activiteiten kan bovendien een beroep gedaan worden op financiering door de doctoral school Humane Wetenschappen (de zgn. YouReCa OJO-middelen: omkadering van jonge onderzoekers). Maximaal bedrag daar is 1000 euro. Zie https://ghum.kuleuven.be/phd/practical_students/youreca_dshss.

Werkwijze voor het terugvorderen van kosten

  1. Alle doctoraatsstudenten moeten dit formulier invullen. (Wie problemen heeft met het invullen van het formulier kan Stein De Cuyper om hulp vragen.) Personeelsleden moeten bovendien een formulier 'beroepskosten' in KULoket aanmaken en daarbij als kredietbeheerder Lode Cossaer kiezen.

  2. Stuur een scan van de originele bewijsstukken (uitsluitend PDF, precies 1 PDF per kost) naar Lode Cossaer. Hij gaat na of je nog over voldoende middelen beschikt om de kosten te dekken, checkt of de bewijsstukken die je indiende volledig zijn en verwerkt je aanvraag tot terugbetaling.  

Aandachtspunten
  • Vliegtuigtickets worden niet terugbetaald. Vliegtuigtickets moeten rechtstreeks worden aangekocht via de raamcontracten van de KU Leuven. Hierop zijn geen uitzonderingen mogelijk.
  • Zorg zoveel mogelijk voor originele bewijsstukken van onkosten (facturen, ontvangstbewijzen, treintickets… scans en kopieën worden niet aanvaard).
  • Alleen de studenten die de formulieren hebben ingediend die vereist zijn in een bepaald stadium van hun doctoraatsopleiding kunnen terugbetaling van kosten aanvragen.
  • De terugbetaling van kosten moet binnen de drie maanden na betaling (cf. datum op het bewijsstuk, zoals kasticket of treinticket) aangevraagd worden.
  • Zorg ervoor dat de gegevens over je bankrekening bijgewerkt zijn in KU Loket. 
  • Doctoraatstudenten die in het kader van hun studies naar het buitenland reizen, zijn verplicht dit te registreren via KU Loket als hun verblijf in het buitenland een of meer overnachtingen omvat. Doctoraatstudenten die een personeelsstatuut hebben, dienen hiertoe een zendingsaanvraag (of ‘aanvraag van afwezigheid in dienstopdracht’) in. Selfsupporting doctoraatsstudenten dienen een ‘aanvraag voor een studieperiode in het buitenland’ in. De registratie is noodzakelijk om de terugbetaling van onkosten verbonden aan de reis mogelijk te maken. Doctoraatstudenten met een personeelsstatuut vinden informatie over het indienen van een zendingsaanvraag op: Afwezigheden in dienstopdracht. Instructies voor selfsupporting doctoraatstudenten kunnen geraadpleegd worden op: Aanvraagprocedure voor studieperiode in het buitenland.